Comment faire de chaque collaborateur le garant de votre image de marque ?

Par Charlotte Leboucher, Head of Communications d’UpSlide

Selon une récente étude, 90% des premières impressions sur une entreprise seraient basées uniquement sur la couleur de son logo… Incroyable, mais vrai ! Si l’image de marque est importante dans chaque entreprise, elle revêt une dimension capitale en finance. Le moindre détail peut faire pencher la balance entre expérience client réussie et contrat perdu au profit de la concurrence.
Comment, alors, s’assurer de la conformité des éléments de marque, dans toutes les équipes et sur tous les supports produits ? C’est le défi qui attend les communicants, garants de l’image de l’entreprise.
On connaît tous quelqu’un qui aime laisser parler sa créativité en prenant des libertés avec la charte graphique, ou qui repart systématiquement d’une présentation obsolète faute de trouver le dernier template à jour. Il est arrivé à chacun d’entre nous de surfer sur Google à la recherche d’une image de drapeau pour notre présentation, différente de celle utilisée par notre voisin de bureau !
Heureusement, il existe des moyens simples de permettre à chacun d’être ambassadeur de la marque au quotidien.

1.    Identifier les éléments hors-charte

Pour bien cerner le défi qui vous attend, vous devez avant tout faire un état des lieux de l’existant : depuis les signatures mail jusqu’aux mentions légales, tout support est un vecteur de la marque et doit donc refléter les codes de l’entreprise. Par exemple, prélevez un échantillon de documents dans chaque équipe pour identifier les besoins de mise à jour. Le moment idéal pour rassembler les documents utilisés au quotidien et les harmoniser est votre changement de charte graphique. C’est l’occasion de sensibiliser vos collaborateurs aux nouveaux codes graphiques, et construire ensemble une image forte de l’entreprise.

2.    Implémenter une plateforme de knowledge management

Intranets, serveurs partagés, wikis… La profusion d’outils est le pire ennemi de la cohérence et de la conformité ! Implémenter une plateforme centralisée et simple d’utilisation est un moyen efficace de donner accès à chacun aux derniers supports et éléments de marque, à jour et conformes. C’est également un gain de temps appréciable dans les grandes organisations, où les tâches sont souvent multipliées faute de savoir où trouver les documents conformes. Avoir un système efficace, permet aux équipes d’avoir un accès direct et fiable à toutes les composantes de leurs documents : slides institutionnelles, mais également photos, logos, références clients…

3.    Rendre les équipes autonomes

Les erreurs de charte peuvent provenir de la difficulté pour les équipes de s’approprier des supports génériques. Il est donc important de créer des modèles adaptés à des besoins réels : slide préremplie, signature personnalisable ou tableau de reporting automatisé, par exemple. Ces modèles ne seront efficaces que s’ils sont accompagnés d’un cadre indiquant clairement aux utilisateurs ce qu’ils peuvent adapter ou non. Pour faciliter la communication avec les équipes métier, vous pouvez aussi nommer un ambassadeur dans chaque équipe. Il sera chargé, de faire redescendre les codes de la marque et de faire remonter les besoins pour s’assurer que chacun a les éléments nécessaires pour produire des documents conformes et chartés au quotidien.

4.    Accompagner le changement

Il n’est jamais aisé de changer ses habitudes de travail. Le meilleur moyen de convaincre un utilisateur est de lui faire ressentir l’intérêt de cette nouvelle méthode. S’il y trouve un bénéfice et un intérêt personnels, il en deviendra naturellement le premier sponsor !
Autre atout de taille : l’exemplarité du management. C’est le cas de la direction d’AXA, qui, au moment de leur déménagement du 8ème arrondissement à Nanterre, a pris soin de participer au même titre que n’importe quelle équipe, en faisant ses cartons et vidant ses bureaux…  Pour un changement de charte graphique aussi, cela compte de voir son management adopter les nouveaux codes, leur donner du sens et les valoriser.